Protocolo: una herramienta de comunicación para las empresas

El protocolo tendemos a asociarlo directamente al protocolo oficial, aquel regulado por el famoso Real Decreto 2099/83 y que se aplica en actos oficiales ante la presencia de autoridades –el cual se recomienda aplicar e incluso es de obligado cumplimiento, en el ámbito privado, cuando asisten determinadas personalidades-.

No obstante, tal y como comenté en el post Introducción al protocolo en el sector hotelero, el protocolo engloba tres tipos de saberes que cualquier persona debería llevar a la práctica en su día a día: el saber estar, el saber
ser y el saber relacionarse, por lo que se deduce que el protocolo camino muy de la mano de la cortesía y los buenos modales en nuestras relaciones con otras personas con el objeto de tener una adecuada convivencia.

El protocolo es una forma de hacer más fácil la vida a los demás, por tanto, no se hizo es esperar su aplicación al ámbito privado, donde se flexibiliza y carece de normativa legal que lo regule, pero conserva técnicas que se deben tener en cuenta en la organización de actos y eventos y en las relaciones y funcionamiento de cada entidad.

protocolo privadoProtocolo en la empresa

El protocolo privado sigue siendo protocolo, es decir, que también lo podemos definir como “aquella disciplina que, con realismo, técnica y arte, determina las estructuras o formas bajo las cuales se desarrolla una actividad humana pluripersonal e importante; con el objetivo de su eficaz realización y, en último lugar, de mejorar la convivencia”.

Aunque llevado al ámbito empresarial podemos definirlo mejor como “el conjunto de criterios que han de observarse para la organización de los actos públicos en una entidad privada, para disponer el ordenamiento de los cargos de ésta y para definir las relaciones humanas dentro y fuera del ámbito de la misma.”

conjunto de reglas

Se diferencia del protocolo oficial principalmente en la carencia de normativa reguladora legal, aunque se rige por la política interna de la empresa y por tener unas técnicas organizativas más flexibles. El protocolo privado es mucho más cercano a los invitados ya que tiene como razón de ser el poder establecer relaciones con los mismos.

¿Por qué nace el protocolo en la empresa?

En un mundo tan globalizado como en el que vivimos, cuando las empresas comienzan a salir al exterior empiezan a ser conscientes de la existencia del protocolo y de la necesidad de adaptarse para cuidar su imagen de cara a las relaciones con otras instituciones tanto públicas como privadas.

reputacion identidad corporativa

Al mismo tiempo, la sociedad ha ido demandando una mayor cercanía y transparencia de las entidades privadas, por lo que surge en las entidades y los ejecutivos esa necesidad de organizar eventos y apariciones externas que les ayuden a diferenciarse de la competencia.

RELACIÓN ENTRE PROTOCOLO PRIVADO Y COMUNICACIÓN

La necesidad de proyectar una imagen cercana motiva a las empresas a destinar una parte de su presupuesto a la comunicación y la publicidad, y, al ser asociado a la mejora de la imagen corporativa, la utilización del protocolo se suele encontrar en el departamento de Comunicación. Relamente tampoco es demasiado erróneo, ya que al fin y al cabo, el protocolo ayuda a proyectar mensajes e imagen, mientras que la comunicación es quien se encarga de generar y enmarcar el mensaje.

La comunicación es una herramienta estratégica de gestión que a día de hoy integra cualquier organización que quiera estar bien posicionada en el mercado; la vía a través de la cual se proyectará la imagen de la entidad. Aí pues, el protocolo en el ámbito privado aplica una serie de técnicas aplicadas a la organización de eventos que a través de un proceso estratégico de comunicación mantienen, modifican o crean una imagen de la entidad para obtener una opinión positiva y/o favorable del público al que nos dirigimos.

“El protocolo empresarial no sólo establece y jerarquiza las formalidades que se establecen en los actos y en las personas que intervienen, sino que lleva a cabo un proceso integral de comunicación.”Ana Aceituno, Profesora de Comunicación, Protocolo, Habilidades Directivas e Inteligencia Emocional.

Con la progresiva puesta en práctica de protocolo, integración del mismo en los departamentos de comunicación y su aplicación a las nuevas estrategias de comunicación, las organizaciones han detectado con la obtienen un feedback positivo que se refleja en su cuenta de resultados, llevándoles a elaborar el famoso manual interno de protocolo donde recoger los estándares a seguir para dar una imagen fuerte de empresa y transmitir los objetivos de la empresa como queremos.

Por tanto, la comunicación y el protocolo no son elementos incompatibles, todo lo contrario. Son complementarios. El protocolo no compite con nadie, tan sólo aporta en la comunicación de la identidad corporativa. Los responsables de protocolo comunican y dan una imagen de los relatos que los profesionales de la comunicación enmarcan.

Ana Torres Damas
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Ana Torres Damas

Customer Care Expert, Turismóloga y Blogger.
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