Cuatro pasos fundamentales para organizar un evento

… Y no morir en el intento.

Desde el momento en el que nos planteamos llevar a cabo un evento, entran en juego la organización y las fases de planificación del mismo. A nivel teórico podríamos hablar detalladamente de las fases de planificación y de las pautas de la organización que podemos – y debemos seguir- para que nuestro evento salga adelante con éxito. Pero para aquellos que no son profesionales del sector y quieran o les guste organizar eventos, quiero darles cuatro pasos clave para que el proceso no se convierta en un dolor de cabeza desde el inicio.

 
PARA TODOS LOS PÚBLICOS

La mejor manera de que un evento tenga éxito es contratando a un profesional, lo cual te asegura un mínimo. Ya en el tema de la percepción de la calidad, no me meto. Sin embargo, si no somos profesionales, pero queremos organizar un evento sea del tipo que sea, aquí os traigo los cuatro pasos que no debemos dejar al margen y por los que empezar a organizar, para asegurarte de que tu evento sale a flote y no morir en el intento:

  1. Qué tipo de evento quieres organizar, filosofía y objetivos: gestiona la idea. Un evento no se organiza sin un por qué. Para poder dar los siguientes pasos necesitas saber qué es lo que quieres celebrar, qué quieres conseguir con ello, a quiénes va dirigido (target) y qué se obtiene del mismo. Todo lo que viene después de este paso, depende de las respuestas a estas preguntas.
  2. Fechas y horas: organiza con antelación; no lo dejes todo para última hora. Ya sabemos lo que vamos a organizar, ahora toca escoger fecha, la hora de celebración, la duración del evento y el tiempo que necesitamos antes del evento y después. Este paso es complejo y tenemos que prestarle atención: no vale cualquier momento y nada se debe dejar al azar. Consejo personal y profesional: ve con los tiempos, te pueden –te van- a surgir inconvenientes e imprevistos. Elabora un cronograma.
  3. Lista de invitados: sabemos el target (público objetivo) al que dirigimos el evento, ahora hay que hacer una estimación de los asistentes (aforo) y hacer una selección de los grupos que nos interesan que acudan, además de los usuales (compromisos, colaboradores, sociales, corporativos, …). Es importante tener una correcta base de datos ya que será la que nos aproxime al foro y nos lleve al siguiente paso.
  4. Lugar del evento: depende del tipo de acto que realicemos, de la fecha y la hora –también del formato del evento- y, por supuesto, del aforo que queramos o estimemos para nuestro evento. Este elemento es clave y debemos tener en cuenta otros muchos factores para no escoger a la ligera, además de por supuesto el aforo: ubicación, instalaciones, accesibilidad, conexiones de transporte, aparcamiento…

Como hemos visto, los cuatro pasos se interrelacionan, y lo mismo ocurre con los que le suceden, que no son pocos: un evento no acaba hasta que no archivas el último informe y la última factura. Pero si tenéis en cuenta estos cuatro primeros, os resultará más llevadero el resto de la organización.

Ana Torres Damas
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Ana Torres Damas

Customer Care Expert, Turismóloga y Blogger.
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